Datganiad Preifatrwydd a Chyfrinachedd Gwasanaeth Cyngor Academaidd
Undeb Bangor

Rhagarweiniad

Mae Gwasanaeth Cyngor Academaidd Undeb Bangor yn cynnig gwasanaeth cyngor academaidd proffesiynol a chyfrinachol i holl fyfyrwyr Prifysgol Bangor. Rydym eisiau sicrhau bod ein holl fyfyrwyr yn deall ein bod yn ystyried diogelwch eich data a’ch hawliau yn faterion difrifol iawn. Felly:

• Rydym yn sicrhau pan fyddwch yn datgelu gwybodaeth sensitif a phersonol i ni, ei bod yn cael ei chadw'n gyfrinachol.
• Bydd yr holl wybodaeth a ddatgelir i ni yn cael ei thrin yn barchus ac yn briodol.
• Bydd yr holl wybodaeth a ddatgelir yn cael ei thrin mewn ffordd sy'n cydymffurfio â'r gyfraith.
• Ni fyddwn yn gwneud unrhyw beth â'ch data na fyddech yn disgwyl inni ei wneud wrth helpu gyda'ch achos a bydd unrhyw wybodaeth a rennir ar sail ‘angen gwybod’ ac yn angenrheidiol at y diben hwnnw.

Pa ddata rydym yn ei gasglu

Pan ddefnyddiwch ein gwasanaeth, byddwn yn cadw cofnod o'r wybodaeth rydych yn ei darparu ac unrhyw ohebiaeth gyda chi. Gall hynny gynnwys:

• E-byst
• Nodiadau cyfarfodydd
• Nodiadau yn crynhoi’r achos
• Dogfennau achos ffurfiol

Rydym hefyd yn casglu data demograffig megis:

• Ysgol
• Coleg
• Oedran
• Blwyddyn Astudio
• Rhywedd
• Myfyriwr Cartref/Undeb Ewropeaidd/Rhyngwladol tu allan i’r UE

Sut y byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich data

Rydym yn defnyddio eich data mewn dwy brif ffordd. Mae'r rhain yn cynnwys;

• Yn bwysicaf oll, i'ch helpu a'ch cefnogi gyda'ch achos.
• Prosesu ar gyfer ein cofnodion, monitro ac ystadegau ein hunain - mae unrhyw ddata demograffig bob amser yn ddienw fel na ellir eich adnabod ohono mewn unrhyw adroddiadau sy'n dadansoddi tueddiadau a themâu.

Rydym yn casglu data amdanoch chi yn y ffyrdd canlynol:

• Y wybodaeth rydych yn ei darparu’n uniongyrchol inni.
• Gan berson/trydydd parti rydych wedi cydsynio i rannu gwybodaeth â ni.
• Gan Borth Data Undeb Bangor - er enghraifft i gael data cwrs os nad ydych wedi ei ddarparu.

Dull Storio

Ar y cyfan, cedwir cofnodion yn electronig ar Microsoft OneDrive diogel, wedi'i warchod gan gyfrinair. Cedwir gohebiaeth e-bost mewn cyfrif e-bost diogel Undeb.

Bydd unrhyw wybodaeth a dogfennaeth nad yw'n cael ei storio'n electronig yn cael ei chadw mewn cabinet dan glo.

Rhannu eich data

Yn gyffredinol, ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth heb eich cydsyniad. Serch hynny, mae rhai achosion lle mae'n bosibl y bydd gofyn inni rannu eich data. Maent yn cynnwys gweithgaredd troseddol a therfysgaeth, pryderon ynglŷn ag amddiffyn oedolion a phlant, gwrthdaro buddiannau, neu os ydym yn credu bod bygythiad sylweddol i fywyd neu niwed i chi neu berson arall.

⁠Cyfnodau Cadw Data

Bydd achosion myfyrwyr a nodiadau achos yn cael eu cadw am gyfnod o 6 blynedd. Yn dilyn y cyfnod hwn bydd yr holl wybodaeth yn cael ei thynnu o'n cofnodion. Byddwn yn cadw data dienw ar ôl y cyfnod hwn ar gyfer adroddiadau ystadegol. Serch hynny, ni fydd hyn yn gysylltiedig ag unrhyw gofnod personol.

Eich Hawliau

Mae Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018 (GDPR) yn amlinellu eich hawliau fel unigolyn. Mae'r rhain yn cynnwys:

1. Yr hawl i gael eich hysbysu
2. Yr hawl at fynediad
3. Yr hawl i gywiro
4. Yr hawl i ddileu
5. Yr hawl i gyfyngu ar brosesu
6. Yr hawl i drosglwyddo data

Mae'r rhain yn gytbwys â buddiant dilys Undeb Bangor wrth eich cefnogi gyda'ch achos.

Sut i gysylltu â ni

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am unrhyw un o'r uchod, e-bostiwch undeb@undebbangor.com neu ffoniwch 01248 388000.